Vybrat správný informační systém (IS) pro firmu či instituci, jako je ERP, či CRM,  není ani dnes jednoduché. Nabízí se řada možností a je těžké se v nich zorientovat.

Informační systém by měl sloužit k efektivnímu řízení firmy či instituce. K řízení a plánování provozu firmy, či instituce potřebujete informace o financích, majetku, zákaznících, zaměstnancích. Tato data potřebujete spolehlivě uložit, třídit, vyhodnocovat a řídit, kdo k jakým datům bude mít přístup. Data pořizujete z různých zdrojů a mohou být různého typu (text, audio, video).

Typy Informačních systémů a jejich dělení

Informační systémy lze dělit z několika hledisek. Jedním z nich je rozsah jejich funkcí.

Skládají se z modulů, například:

• Supply Chain Management (SCM) – práce s dodavatelskými řetězci
• Human Resource Management (HRM) – řízení lidských zdrojů
• Asset Management – Správa majetku – přehled o technickém vybavení nebo strojích.
• Document Management System (DMS) – práce s dokumenty, řízení přístupu k nim
• Project Management – Řízení projektů – sledování aktuálního stavu projektů, informace o spotřebitelích, projektová dokumentace, řízení rizik
• Business Process Management (BPM) – vizualizace podnikových procesů
• Business Intelligence (BI) – analýza a zpracování dat z více zdrojů, přijímání obchodních rozhodnutí
• Manufacturing – Výroba – Specializovaný modul pro výrobně orientované firmy
• Inventory Management – Řízení zásob – efektivní správa zásob, objednávání, skladování, kontrola
• Logistics and Transport – Logistika a doprava – přehled o pohybu zboží, dodacích lhůtách, sledování stavu skladů, plánování výroby
• Strategic Management – Strategické řízení – efektivnější příprava a sledování průběhu strategických plánů, rychlejší inovace výrobků.
• Customer Care – Péče o zákazníky – analýza chování, tvorby strategií pro získávání zákazníků, východiska pro marketingové strategie

Je nutné dobře zvážit, které moduly potřebujete. Váš výběr rozhoduje o ceně.

Nejčastěji nasazované typy informačních systémů.

ERP (Enterprise Resource Planning)

je Informačním systémem, který stojí nejvýše v hierarchii a obsahuje prakticky všechnu potřebnou funkcionalitu. Jsou to systémy pro plánování a řízení podnikových zdrojů. Lze pomocí nich řídit obchodní procesy, získávat data o fungování organizace v reálném čase a sledovat klíčové ukazatele výkonnosti, které management využívá k řízení organizace.

CRM systémy (Customer Relationship Management)

jsou podsystémem ERP. CRM se využívají pro řízení vztahů se zákazníky. Jsou databází informací o klientech a dodavatelích a aktivitách s nimi spojených. Umožňují řídit proces prodeje a péče o zákazníky. Umožňují poznat a předikovat potřeby a nákupní zvyky klientů a slouží ke komunikaci mezi firmou a klienty.

Open Source nebo Closed Source (proprietární software)?

Při výběru Informačního systému si můžeme vybrat z Open Source projektů nebo z Closed Source (proprietárního) software. Na toto hledisko bych se chtěl v tom to článku zaměřit především.

Pokud se jen trochu zajímáte o problematiku informačních systémů, určitě jste narazili na názvy jako je SAP, ABRA, Helios či K2. To jsou jedni z nejznámějších zástupců Closed source software v této oblasti. Na druhé straně jsou zástupci Open Source projektů, jako AutoCRM, SuiteCRM, SugarCRM, ERPNext a další.

ERP a CRM systémy patří mezi software, který je nutné přizpůsobit potřebám klienta. Každá organizace či firma má svá specifika, a tudíž potřebuje informační systém takzvaně „ušít“ na míru.

Closed Source řešení

Většina firem, která vyvíjí proprietární (Closed source) software, nabízí robustní a drahá řešení, která se často obtížně přizpůsobují na míru dané společnosti. Úpravy software se provádí většinou tak, že se jen na úrovni konfigurace skryjí nebo znepřístupní nepoužívané moduly. Přizpůsobí se vstup a výstup dat. Výsledkem je obří systém, obsahující všechnu myslitelnou funkcionalitu, tudíž často nepřehledný, pomalý, náročný na HW a složitý k zaškolení a používání.

Problémem při úpravách Closed Source software je cena a čas. Software dodává často jen jedna či několik málo firem, které vlastní zdrojové kódy, a tudíž mohou potřebné úpravy a rozšíření provádět jen jejich programátoři. To zvyšuje cenu, prodlužuje dobu implementace i dovývojů či oprav chyb v budoucnosti. Dodavatelská firma může zkrachovat nebo jen zruší pobočku ve vaší oblasti a problém je na světě. Změna dodavatele systému je složitá, a to i v případě, že bude pokračovat na stejném projektu. Implementace i údržba je velmi drahá. Platíte především za licence.

Výběrem Closed Source řešení se stáváte závislým na dodavateli a na jeho cenách implementace i dovývojů.

Open Source řešení

Open Source řešení vám dává mnohem více svobody při výběru. Ze své podstaty mají Open Source projekty volně dostupné zdrojové kódy. Má k nim přístup mnohem více vývojářských firem. Zdrojové kódy jsou udržovány aktivní komunitou vývojářů, kteří jí neustále vylepšují, rozšiřují a opravují. Tím je zajištěno také lepší testování a bezpečnost aplikací. Pokud si to budete přát, je možné si zajistit audit zdrojových kódů nezávislým odborníkem či firmou.

Více dodavatelů znamená i větší konkurenci a tím i nižší ceny a dostupnější služby v budoucnu. Navíc, a to je důležité, na rozdíl od Closed Source, vás nikdo neomezuje, pokud jde o možnost změny zdrojových kódů. Platíte hlavně za služby. Pokud je řešení nabízeno jako Open source, pak je samotný software 100 % zdarma. Výhody takového řešení jsme již zmiňovali na našem blogu.

ERP či CRM lze provozovat dvěma základními způsoby

Provoz na vlastním HW

V závislosti na potřebách vaší společnosti můžete software instalovat lokálně na svůj server nebo na svůj či Virtuální server na Cloudu. To znamená, že budete mít úplný přístup k softwaru zdarma. Tento způsob je náročnější na cenu implementace, případné pořízení potřebného HW a na správu systému.

Provoz v Cloudu

Nebo můžete svůj informační systém hostovat ve specializovaném cloudu (SaaS – Software as a Service, software jako služba) a o provoz se vám kompletně postará externí firma. Zde je cena implementace nižší, ale znamená to měsíční poplatky za provoz. U měsíčních či ročních poplatků je třeba si dát pozor, zda platíte cenu za uživatele, nebo za určitý „balík“ služeb, který více méně není na počtu uživatelů závislý. V případě této služby je těžké přimět dodavatele k dovývojům vámi požadovaných nových funkcí. Buď vám nevyhoví vůbec, nebo bude řešení enormně drahé.

Ostatní náklady

K dalším nákladům je nutné počítat i náklady na konzultanty, zaškolení personálu, nový HW, případně další licencovaný SW (zpravidla DB server), IT personál a zákaznickou podporu.

Kolik tedy Informační systém skutečně stojí?

Skutečné náklady spočívají ve výběru Open Source či Closed Source řešení, ve specifických funkcích, které požadujete, na velikosti firmy či instituce, způsobu provozování systému a také na tom, jak rychle se vaše organizace rozšiřuje.  Vybrat ten pravý Informační systém je složité a je to spojeno s řadou otázek, Rádi vám na ně pomůžeme odpovědět.